Para uma formatura completa, com colação de grau e baile, contratar uma empresa especializada costuma ser o caminho mais seguro para a turma. A razão principal tem pouco a ver com comodidade. Quando a turma organiza tudo sozinha, três ou quatro formandos passam a administrar, durante dois ou três anos, um caixa que pode chegar a centenas de milhares de reais, e assinam com o próprio CPF os contratos com cada fornecedor. Por isso, a pergunta que mais protege a turma acaba sendo outra: como escolher a empresa e o contrato certos.
O QUE A COMISSÃO ASSUME QUANDO ORGANIZA TUDO SOZINHA
A comissão de formatura não tem CNPJ. Juridicamente, ela funciona como uma sociedade de fato que representa a turma, e quem assina um contrato em nome dela responde por ele. Em artigo sobre o tema, o site Jus.com.br resume assim: “os membros da comissão são solidariamente responsáveis pelas obrigações que assumiram”.
Na prática, isso quer dizer que o contrato com o espaço do baile, com o buffet ou com a banda fica no nome de estudantes. Se um colega desiste no meio do caminho ou para de pagar a parcela, o fornecedor continua cobrando o valor cheio, e cobra de quem assinou.
E a lista de contratos é longa. Uma formatura com colação e baile envolve espaço, buffet e bebidas, DJ ou banda, som, luz e decoração, fotografia e filmagem, cerimonial da colação, convites, becas, segurança e equipe de recepção. Cada fornecedor tem sinal, cronograma de pagamento, prazo de confirmação e cláusula de cancelamento próprios. Enquanto negocia tudo isso, a comissão precisa cobrar mensalidade de dezenas de colegas, guardar o dinheiro, prestar contas para a turma e, no meio do caminho, terminar estágio e TCC.
O RISCO QUE POUCA GENTE CALCULA: DINHEIRO PARADO POR ANOS
O dinheiro de uma formatura fica acumulado por muito tempo antes de ser gasto. Quanto menos gente controla esse caixa e quanto menos a turma acompanha os números, maior o risco.
O caso mais conhecido aconteceu em São Paulo. Em janeiro de 2023, a presidente da comissão de formatura de uma turma de Medicina da USP confessou à polícia ter retirado R$ 937 mil do fundo da festa, segundo reportagem do Metrópoles. Ao analisar o caso, o Procon avaliou que o contrato da turma era “informal” e “omisso em vários pontos”. Os 110 formandos só tiveram festa porque a empresa envolvida assumiu o prejuízo e refez o evento no ano seguinte.
O problema ali passou longe de ser só a má-fé de uma pessoa. O modelo permitia que alguém sacasse quase um milhão de reais sem que a turma percebesse a tempo. Quando a comissão organiza tudo sozinha, esse modelo costuma ser a regra.
COMO ESCOLHER UMA EMPRESA DE FORMATURA SEM COLOCAR A TURMA EM RISCO
Contratar uma empresa resolve o problema de concentrar o caixa nas mãos de poucos colegas, mas a escolha da empresa continua sendo decisão da comissão. O que separa uma formatura tranquila de uma dor de cabeça está quase sempre em duas coisas que dá para verificar antes de assinar: o histórico da empresa e a forma como ela presta contas do dinheiro da turma.
Antes de assinar, vale a comissão checar alguns pontos. Boa parte deles aparece nas orientações do Procon reproduzidas pela imprensa, como a reportagem do InfoMoney sobre direitos de formandos.
- Descubra há quanto tempo a empresa atua, quais turmas já atendeu e se dá para conversar com comissões de anos anteriores ou visitar um evento dela.
- Consulte o Procon (telefone 151), o Reclame Aqui e processos em nome da empresa, e peça documentação que mostre a saúde financeira dela.
- Pergunte como e com que frequência a turma vai receber o relatório do que entrou e do que foi pago. Se a resposta vier vaga, desconfie.
- Exija que cardápio, marcas de bebida, decoração, horas de festa, número de convidados e fornecedores estejam escritos no contrato, com valor. O que fica de fora vira discussão depois.
- Desconfie de cláusulas que permitem trocar data ou local sem justificativa, que obrigam a compra de álbum ou de um mínimo de fotos, ou que proíbem fotografar durante o evento. O Procon recomenda evitar todas elas.
- Pergunte quais fornecedores vão cuidar do buffet, do som e da fotografia, e há quanto tempo a empresa trabalha com eles.
- Confirme se o evento tem seguro e o que ele cobre.
ONDE A FÓRMULA ENTRA NESSA CONVERSA
A Fórmula organiza formaturas no Rio de Janeiro e em Niterói desde 2005 e é parceira oficial para colção de grau da UFRJ em diversos cursos.
Os pontos da lista acima descrevem bem a forma como a gente trabalha. Cada real arrecadado pela turma é registrado, e a comissão recebe prestação de contas periódica, com receitas e despesas detalhadas. Os fornecedores são empresas que a gente já conhece pelo nome, escolhidas pela qualidade em eventos reais. E a Fórmula conduz o processo inteiro, da primeira reunião com a comissão até a última música do baile.
A comissão continua tendo a palavra final sobre as escolhas da turma. O que muda é que ela deixa de carregar sozinha contratos, cobranças e o caixa.
PERGUNTAS FREQUENTES
A comissão de formatura tem CNPJ?
Não. A comissão é uma representação informal da turma, sem personalidade jurídica própria. Por isso, quem assina contratos em nome dela responde pessoalmente pelas obrigações assumidas, junto com os demais membros.
O que acontece se um formando parar de pagar a formatura?
Quando a turma organiza sozinha, o fornecedor continua cobrando o valor contratado de quem assinou, e a diferença recai sobre a comissão ou sobre os colegas. Quando há empresa, depende do contrato. Vale perguntar à empresa, antes de assinar, como ela trata formandos inadimplentes e quem cobre a diferença.
Dá para contratar uma empresa só para parte da formatura?
Sim. Na Fórmula, colação de grau, baile de gala, ensaio fotográfico e pré-eventos podem ser contratados juntos ou separadamente, conforme o que a turma precisa.
Se a sua turma está começando a conversar sobre a formatura, chame a Fórmula para uma primeira reunião com a comissão: wa.me/5521987777969