Para uma formatura com colação de grau e baile, a comissão deve começar a conversar com empresas cerca de dois à quatro anos antes da data prevista para a colação. É com esse prazo que a turma consegue escolher o espaço e a data com calma, dividir o custo em mais parcelas e tomar decisões sem atropelo. Dá para organizar em menos tempo, mas cada mês a menos tira opções da mesa.
POR QUE COMEÇAR TÃO CEDO
A disputa por data e espaço pesa antes de tudo. Formaturas se concentram no fim do ano, e a procura acompanha isso: segundo o Google Trends, o interesse de busca por “formatura” no Rio de Janeiro em dezembro é quase quatro vezes maior que em abril, na média dos últimos cinco anos. Quando a turma chega tarde, os espaços mais procurados e as melhores noites já estão reservados por quem começou antes.
Depois vem o bolso. O custo de uma formatura costuma ser dividido mensalmente entre os formandos. O mesmo valor total distribuído em 24 meses pesa metade, por mês, do que pesaria em 12. Para muitos formandos, e para as famílias que ajudam a pagar, essa diferença decide se dá para participar ou não.
E tem um fator que quase toda comissão subestima: decisão coletiva demora. Uma turma precisa escolher o que quer fazer (só a colação, colação e baile, ensaio fotográfico, pré-eventos), aprovar empresa e contrato, discutir cardápio, atrações e lista de convidados. Com 40, 80 ou 150 formandos opinando, cada uma dessas etapas leva semanas. Quem começa com pouco tempo acaba decidindo às pressas, e decisão apressada costuma virar discussão dentro da turma mais adiante.
COMO FICA O CRONOGRAMA NA PRÁTICA
O roteiro abaixo é uma referência para uma turma que começa com cerca de dois anos de antecedência. Cada turma tem seu ritmo, e a empresa contratada ajusta as etapas ao calendário da faculdade.
Cerca de dois anos antes, a turma forma a comissão, decide o que quer contratar e começa a conversar com empresas. Nessa fase vale visitar eventos, comparar propostas e ler o contrato com atenção antes de assinar. Assinado o contrato, começa o cronograma de pagamento e a adesão dos formandos.
Entre um ano e meio e um ano antes, entram as definições maiores: espaço, data do baile, buffet e atrações. Se a turma contratou pré-eventos, como churrascos e festas temáticas, eles costumam acontecer ao longo desse período e ajudam a manter a turma engajada até a formatura.
Entre um ano e seis meses antes, é hora dos detalhes: decoração, convites, fotografia e filmagem, degustação do cardápio e a lista de convidados de cada formando.
Nos últimos seis meses, acontecem o ensaio fotográfico com beca, a prova e a reserva das becas, o ensaio da cerimônia de colação, a confirmação final de convidados e a quitação dos pagamentos.
A data oficial da colação depende do calendário acadêmico da faculdade. A solenidade e o baile organizados pela turma são planejados a partir dela, por isso vale a comissão confirmar com a coordenação do curso a previsão de conclusão da turma antes de fechar qualquer data.
E SE A TURMA JÁ ESTIVER COM MENOS TEMPO?
Ainda dá. Turmas que começam com um ano ou menos de antecedência fazem formatura todos os anos, mas precisam aceitar algumas condições. Há menos opções de espaço e de data, as parcelas ficam maiores porque o valor se divide em menos meses, e as decisões precisam sair mais rápido.
Nesse cenário, a experiência da empresa pesa mais do que nunca. Uma empresa que já trabalha há anos com os mesmos fornecedores consegue encurtar etapas que, para uma comissão começando do zero, levariam meses: ela já sabe quais espaços ainda têm data, quais buffets cabem no orçamento e quanto tempo cada fornecedor precisa para entregar. Se a sua turma está nessa situação, o melhor movimento é procurar a empresa logo, antes que as opções diminuam ainda mais.
QUANTO MAIS LONGO O PRAZO, MAIS IMPORTA O CONTROLE DO DINHEIRO
Começar cedo tem um efeito colateral que pouca comissão considera: o dinheiro da turma fica acumulado por muito tempo antes de ser usado. São dois anos de parcelas entrando, e a turma precisa saber, o tempo todo, quanto já foi arrecadado, quanto já foi pago e o que ainda falta. No primeiro texto deste blog, explicamos por que concentrar esse caixa nas mãos de poucos colegas é o maior risco de uma formatura organizada sem empresa.
Por isso, vale a comissão exigir que o contrato defina com que frequência a turma recebe a prestação de contas, com receitas e despesas detalhadas. E, antes de assinar, perguntar se há previsão de reajuste dos valores ao longo do tempo e por qual índice, para ninguém ser surpreendido no meio do caminho.
ONDE A FÓRMULA ENTRA NESSA CONVERSA
A Fórmula organiza formaturas no Rio de Janeiro e em Niterói desde 2005 e é parceira oficial de diversas faculdades para colação de grau. A gente acompanha a turma da primeira reunião com a comissão até a última música do baile, com prestação de contas periódica de tudo o que foi arrecadado e gasto, e com fornecedores que já conhecemos pelo nome.
Para a turma que está começando, isso significa um cronograma montado desde o primeiro mês. Para a turma que está atrasada, significa aproveitar uma rede de fornecedores que já funciona, sem precisar construir tudo do zero.
PERGUNTAS FREQUENTES
Com quanto tempo de antecedência reservar o espaço do baile?
O quanto antes. O espaço costuma ser um dos primeiros itens definidos depois da contratação da empresa, porque é o que tem menos alternativas perto da data, principalmente no fim do ano.
Quem define a data da colação de grau?
A colação oficial segue o calendário acadêmico da faculdade. A data da solenidade e do baile organizados pela turma é escolhida a partir dela, depois que a comissão confirma com a coordenação do curso a previsão de conclusão. Em caso de colação festiva, não há esse impeditivo.
Quando fazer o ensaio fotográfico de formatura?
Nos meses que antecedem a colação, já com a beca. A data exata depende do calendário da turma e da disponibilidade das locações escolhidas.
Ainda dá para fazer formatura com menos de um ano de antecedência?
Dá, com menos opções de data e espaço e parcelas mais altas. Quanto antes a turma procurar a empresa, mais alternativas ainda vai encontrar.
Se a sua turma está começando a planejar a formatura, ou já está correndo contra o tempo, fale com a Fórmula: wa.me/5521987777969